首先，当申请材料存在缺失或瑕疵时，行政机关应通过书面或其他有效方式一次性明确指出所有需要补正的内容。这样做既能避免申请人因信息不对称而反复提交材料，也能提高行政审批的整体效率。同时，这种做法也体现了对申请人权利的尊重，有助于构建和谐的政民关系。
其次，为了减少类似问题的发生，行政机关可以加强事前指导和服务工作。例如，通过官方网站、服务手册等形式详细列出各类许可事项所需的全部材料清单及格式要求，并定期更新以确保信息的准确性。此外，还可以设立专门的咨询窗口或热线电话，为申请人提供即时解答和帮助。
最后，对于那些确实难以一次性满足所有条件的特殊情况，行政机关可以根据实际情况灵活调整审批流程，采取分阶段审查等方式予以解决。但无论如何，在整个过程中都必须保持透明度和公开性，确保每一步骤都有据可查、有法可依。
总之，在行政许可的受理环节中妥善处理好申请材料的问题至关重要。只有这样，才能真正实现依法行政的目标，让每一位申请人都能感受到政府服务的质量与温度。
