电子版档案就是把纸质档案或者原生电子文件，按照档案管理规范加工整理，形成可以长期保存检索调阅的电子档案，完整流程包含前期准备扫描采集图像处理著录编目归档封装存储，同时还要配套做好元数据登记和存储管理，电子版档案和传统纸质档案对应，保留档案原始信息，支持线上检索调阅，提升档案查阅利用效率，制作的时候需要严格遵循档案相关规范，保证电子文件真实性完整性可用性，正式的电子版档案一般需要配套档案管理系统，按照分类体系建立目录，每一份电子档案都登记对应的元数据，比如档案名称形成时间来源档号等信息，加工完成之后存入合规存储介质或者档案系统，实现电子化归档管理。

制作电子版档案的核心原因，是推进档案信息化建设，把纸质档案转化为可线上调用的电子形态，减少反复调阅原件的频次，提升档案检索调阅效率，建立标准化电子档案体系，方便单位内部业务查询，也适配数字档案馆建设要求，实现档案资源数字化管理，让档案利用更加高效便捷。

制作电子版档案前置准备清单

1 待加工纸质档案原件，提前排序，剔除破损粘连页面，确认档案内容完整

2 扫描设备，高速扫描仪或者平板扫描仪，按需选择分辨率，正式档案一般推荐 300DPI 以上

3 图像处理软件，用于纠偏去黑边裁边优化图像清晰度

4 档案管理系统或者电子归档目录表格，用于录入元数据建立档案目录

5 存储介质，比如服务器硬盘光盘或者合规云存储，用于存放成品电子版档案

电子版档案标准制作步骤

第一步 档案整理，对待加工纸质档案按原有档号顺序排序，拆除装订物，检查页面完整，确定分类方案

第二步 扫描采集，逐页扫描，生成图像文件，常用格式为 PDF 或者 TIFF，扫描时保持页面平整，避免歪斜漏扫

第三步 图像处理，对扫描图像纠偏裁边去除黑点黑边，调整亮度对比度，保证文字清晰可读，不改动档案原始内容

第四步 合并组卷，按照单份档案或者案卷，把多页扫描文件合并成完整电子文件

第五步 著录编目，录入元数据，包含档号题名形成日期责任者页数等信息，建立检索目录

第六步 校验审核，核对电子版档案和纸质原件内容是否一致，检查文件能否正常打开，目录信息是否准确

第七步 归档存储，审核通过之后，按照分类目录存入档案管理系统或者指定存储位置，做好备份，完成电子版档案归档

不同文件格式特点表格

表格

电子版档案制作完成之后，要定期做数据备份，做好存储环境维护，后续新增档案可以持续补充加工，保持电子档案库动态更新，调阅的时候通过目录检索快速定位文件，充分发挥电子版档案检索便捷调阅高效的优势，正式单位业务制作电子版档案，要严格执行本单位档案管理相关规范。

【相关 FAQ】

问题 1 电子版档案扫描一般用什么分辨率

回答 1 制作电子版档案正式加工一般选用 300DPI 以上分辨率，保证电子版档案文字图像清晰，满足长期保存和调阅识别要求。

问题 2 电子版档案可以只保存 PDF 格式吗

回答 2 制作电子版档案可以使用 PDF 格式，PDF 通用性强，是电子版档案很常用的归档格式，部分单位也会同时保存 TIFF 格式作为长期备份。

问题 3 电子版档案必须做元数据著录吗

回答 3 规范制作电子版档案需要做元数据著录，元数据是电子版档案检索定位的关键信息，是电子版档案标准化归档的重要环节。

问题 4 原生电子文件需要像纸质档案一样做成电子版档案吗

回答 4 原生电子文件也需要按照规范进行归档，纳入电子版档案管理体系，和扫描加工的纸质转化电子版档案统一编目存储管理。

【免责申明】

本文为电子版档案怎么做通用科普介绍，仅供学习参考，不同单位行业电子版档案归档格式元数据规范存在差异，实际制作请以本单位档案主管部门正式规范为准。