Excel 表格分类汇总核心是把同类别数据自动分组，并且对数值做求和计数平均值这类统计，生成每组小计和最后的总计，这个功能最重要的前置条件就是必须先对分类那一列排序，很多人直接点分类汇总，最后结果混乱分组错乱，根源就是同类别的数据没有排在一起，分类汇总是识别连续相同类别进行分组，如果同类别数据分散在表格不同位置，就会拆成多个单独分组，分类汇总适合销售按地区汇总，库存按品类汇总，考勤按部门汇总这类业务表，它还自带分级显示，左侧会出现 123 层级按钮，可以一键展开或者折叠每组明细，不需要手动隐藏行。

基础操作步骤

1 打开 excel 表格，确认第一行是表头，分类列的数据类型统一，不要有空单元格

2 选中分类列任意单元格，切换到数据选项卡，点击升序或者降序排序，把相同类别的数据排列连续在一起

3 选中整个数据区域，保持在数据选项卡，找到分类汇总按钮，点击弹出分类汇总窗口

4 在分类字段下拉框，选择刚才排序的那一列，也就是用来分组的类别列，比如部门 地区 产品类别

5 在汇总方式下拉框，选择统计类型，常用有求和 计数 平均值 最大值 最小值

6 在选定汇总项里面，勾选需要统计的数值列，可以同时勾选多列

7 窗口下方三个选项，替换当前分类汇总 每组数据分页 汇总结果显示在数据下方，按需勾选，一般默认保留替换当前分类汇总和汇总结果显示在数据下方

8 点击确定，表格自动生成分组小计，左侧出现分级符号

分级显示与后续调整

生成分类汇总之后，左侧数字 1 代表只显示总计，数字 2 显示所有小计，数字 3 显示全部明细，点击加减号可以单独展开或者折叠某一个分组。如果需要增加第二种汇总方式，可以再次打开分类汇总窗口，取消勾选替换当前分类汇总，这样就可以在原有汇总基础上叠加新的汇总，比如同一组既要求和又要平均值。如果不需要分类汇总了，打开分类汇总窗口，点击全部清除，就可以恢复原始明细数据，不会删除原始数据。

关键要点对照表

深度补充说明

分类汇总生成之后，如果修改原始明细数据，小计不会自动刷新，需要重新打开分类汇总窗口，再次点击确定重新计算。表格中间如果有空行，分类汇总识别会中断，空行后面的数据不会纳入汇总。分类汇总和冻结窗口筛选可以搭配使用，但是筛选之后再修改分类汇总，容易造成分级显示异常，建议优先完成分类汇总，再按需开启筛选。如果后续要复制分类汇总结果，只复制小计行，需要配合定位可见单元格，普通复制会把全部明细一起复制出来。

【常见问题】

问题 1 Excel 表格分类汇总怎么操作，点完之后分组乱掉是什么原因

回答 1 Excel 表格分类汇总怎么操作出现分组乱，核心原因是分类字段没有提前排序，同类数据分散不连续，先对分类列完成排序，再执行 Excel 表格分类汇总操作，分组就会正常连续。

问题 2 Excel 表格分类汇总怎么操作，可以同时求和和计数吗

回答 1 Excel 表格分类汇总怎么操作是支持叠加汇总的，第一次设置求和，再次打开分类汇总窗口，取消替换当前分类汇总，汇总方式改成计数，确认之后 Excel 表格分类汇总就会同时保留两种统计结果。

问题 3 Excel 表格分类汇总怎么操作，汇总结果全部是 0 怎么办

回答 1 Excel 表格分类汇总怎么操作出现汇总为 0，一般是汇总项那一列是文本格式数字，选中这一列把单元格格式改成数值，重新执行 Excel 表格分类汇总，求和就能正常计算。

【免责申明】

本文操作基于桌面版 excel 常规版本演示，WPS 表格分类汇总逻辑基本一致，不同版本界面选项名称可能存在细微差异，本文内容仅供学习参考，不保证所有设备环境下操作效果完全一致。